Kogui Tecnología SAS, propietaria y operadora de la plataforma
Tecnoreuniones (en adelante «nosotros», «la Empresa» o «el Responsable»),
con domicilio en Cra 13 #153-80, Interior 13, Oficina 502, Bogotá D.C., Colombia,
está comprometida con la protección de los datos personales de sus usuarios.
La presente Política de Privacidad explica qué información recopilamos, con qué propósito,
cómo la protegemos y cuáles son sus derechos como titular, en cumplimiento de la
Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y demás
normas concordantes de la República de Colombia, así como de estándares internacionales
aplicables al tratamiento de datos personales.
1Responsable del tratamiento
El responsable del tratamiento de los datos personales recopilados a través de la
plataforma Tecnoreuniones es:
- Razón social: Kogui Tecnología SAS
- NIT: 901376094-4
- Dirección: Cra 13 #153-80, Int. 13, Of. 502, Bogotá D.C., Colombia
- Teléfonos: 322 753-7972 / 310 870-6141
- Correo electrónico: tecnoreuniones@gmail.com
- Sitio web: www.tecnoreuniones.com
2Datos personales que recopilamos
La información de los participantes es suministrada por el cliente contratante
(administración o entidad organizadora) mediante un listado de invitados, bajo
acuerdo de confidencialidad previo a cada evento. Tecnoreuniones no recopila
datos personales directamente de los participantes más allá de lo necesario
para habilitar su acceso y registrar su participación.
2.1 Datos de propietarios y asistentes a asambleas
- Nombre completo (propietario y/o apoderado)
- Torre y número de unidad (apartamento / oficina / local)
- Coeficiente de copropiedad y condición de mora
- Tipo de representación (propietario directo, apoderado, delegado)
- Correo electrónico y/o teléfono de contacto (opcional, suministrado por el cliente únicamente para eventos virtuales o mixtos, con fines de notificación y soporte)
- Registro de votación (respuestas a preguntas sometidas a votación)
- Fecha, hora y dirección IP de ingreso a la plataforma
2.1.1 Grabación de audio y video
Para los eventos en los que el cliente contrata el servicio de transcripción de actas,
Tecnoreuniones realiza la grabación de audio y video de la reunión. Dicha grabación
se utiliza exclusivamente para elaborar la transcripción y es entregada al cliente
junto con el acta resultante. Una vez realizada la entrega, Tecnoreuniones no
conserva copias de la grabación.
2.2 Datos de administradores y clientes corporativos
- Nombre de la persona de contacto
- Correo electrónico y teléfono institucional
- Nombre de la copropiedad o entidad
- Credenciales de acceso (contraseña almacenada con hash)
2.3 Datos técnicos y de uso
- Dirección IP y tipo de dispositivo/navegador
- Registros de actividad de sesión
- Identificadores de sesión temporales
- Datos de quórum y participación en tiempo real
2.4 Datos de satisfacción (voluntarios)
- Evaluación del servicio y comentarios post-asamblea (encuestas opcionales)
3Finalidades del tratamiento
Los datos personales son tratados exclusivamente para las siguientes finalidades:
- Prestación del servicio: Registrar y verificar la identidad de los participantes, calcular quórum, gestionar la votación electrónica y emitir resultados.
- Actas y documentación legal: Generar las actas de asamblea, registros de votación y demás documentos requeridos por la Ley 675 de 2001 (Propiedad Horizontal) y normas concordantes.
- Transcripción de actas: Cuando el cliente contrata este servicio, grabar el audio y video de la reunión para elaborar la transcripción del acta y entregarla al cliente.
- Comunicación con usuarios: Enviar credenciales de acceso, notificaciones de asamblea, y soporte técnico.
- Mejora del servicio: Analizar datos de uso agregados y anonimizados para optimizar el rendimiento de la plataforma.
- Facturación y gestión comercial: Gestionar contratos, pagos y relaciones comerciales con clientes corporativos.
- Cumplimiento legal: Atender requerimientos de autoridades competentes cuando exista obligación legal.
- Encuestas de satisfacción: Con el consentimiento del titular, recopilar retroalimentación sobre el servicio prestado.
Importante: Los datos de votación son tratados con estricta confidencialidad.
El acta detallada de votación, que incluye el registro individual de cada participante,
es entregada exclusivamente a la administración de la copropiedad o entidad contratante,
en su calidad de responsable legal del proceso asambleario y para los fines previstos
en la Ley 675 de 2001. Dicha información no es divulgada públicamente ni compartida
con terceros ajenos a la administración, salvo requerimiento de autoridad competente.
4Base legal del tratamiento
El tratamiento de datos personales se realiza bajo las siguientes bases legales:
- Consentimiento (Art. 9, Ley 1581/2012): El titular otorga autorización expresa al momento del registro en la plataforma.
- Ejecución de contrato: El tratamiento es necesario para prestar el servicio contratado por la copropiedad o entidad organizadora.
- Obligación legal: El levantamiento de actas y verificación de quórum es exigido por la Ley 675 de 2001 y otras disposiciones aplicables.
- Interés legítimo: Garantía de la seguridad de la plataforma y prevención de fraudes.
5Compartir y divulgar información
Kogui Tecnología SAS no vende, arrienda ni comercializa datos personales a terceros. La información puede compartirse únicamente en los siguientes supuestos:
- Administración de la copropiedad: Los resultados de la asamblea (quórum, votos agregados, actas) son entregados al cliente contratante (administrador o junta directiva) para cumplir con sus obligaciones legales frente a los propietarios.
- Proveedores de infraestructura tecnológica: Empresas que prestan servicios de computación en la nube, bases de datos y comunicaciones, vinculadas mediante acuerdos de confidencialidad y protección de datos.
- Plataformas de videoconferencia: Cuando se utiliza un servicio de transmisión en línea integrado a la plataforma, los datos de conexión del participante quedan sujetos también a la política de privacidad del proveedor correspondiente.
- Autoridades competentes: Cuando medie orden judicial, requerimiento de autoridad administrativa o disposición legal que lo exija.
- Encargados del tratamiento: Personas o empresas que actúen en nombre de Kogui Tecnología SAS bajo instrucciones definidas y con obligaciones contractuales de protección de datos.
6Transferencias internacionales
Algunos proveedores de infraestructura tecnológica pueden procesar datos fuera del territorio colombiano
(p. ej., centros de datos ubicados en Estados Unidos). En tales casos, Kogui Tecnología SAS:
- Verifica que el país destinatario proporcione un nivel adecuado de protección, o
- Suscribe cláusulas contractuales estándar u otros mecanismos que garanticen la seguridad de los datos conforme al artículo 26 de la Ley 1581 de 2012.
7Retención y eliminación de datos
Tecnoreuniones conserva los datos personales únicamente durante el tiempo necesario para prestar el servicio. Los plazos son los siguientes:
- Listado de participantes (nombre, unidad, coeficiente): Duración del evento más 30 días para fines de auditoría, tras lo cual se eliminan de forma permanente.
- Correo electrónico y teléfono (opcionales): Solo durante la duración del evento; se eliminan al finalizar.
- Registros de votación: 30 días desde la fecha del evento para fines de auditoría e integridad del proceso. Tras este plazo se eliminan definitivamente de nuestros servidores.
- Actas de votación y grabaciones: Hasta la entrega al cliente. Una vez entregadas, la custodia y conservación por el tiempo exigido por la ley es responsabilidad exclusiva del cliente contratante.
- Datos de sesión y registros técnicos: Duración del evento activo; se eliminan automáticamente al cerrarlo.
- Datos de encuestas de satisfacción: Hasta 2 años o hasta que el titular solicite su eliminación.
- Datos de clientes corporativos: Durante la vigencia del contrato y hasta 5 años después de su terminación.
Nota sobre conservación de actas: La obligación legal de conservar
las actas de asamblea por el tiempo exigido por la Ley 675 de 2001 y demás normas
aplicables corresponde al cliente contratante, no a Tecnoreuniones. Una vez
entregadas las actas y grabaciones, Tecnoreuniones no actúa como custodio de
dichos documentos.
Vencidos los plazos anteriores, los datos son eliminados de forma segura e irreversible de todos nuestros sistemas.
8Seguridad de la información
Implementamos medidas técnicas, administrativas y organizativas para proteger los datos personales:
- Comunicaciones cifradas mediante HTTPS/TLS en todas las interacciones con la plataforma.
- Almacenamiento de contraseñas con funciones de hash seguro; nunca en texto plano.
- Segmentación de red privada entre servidores de aplicación y base de datos.
- Identificadores de sesión temporales con expiración automática.
- Acceso restringido a la base de datos mediante credenciales limitadas por rol.
- Monitoreo de accesos y conexiones en tiempo real.
- Copias de seguridad periódicas de la base de datos.
Sin embargo, ningún sistema de transmisión o almacenamiento de datos es 100% seguro.
En caso de una brecha de seguridad que afecte datos personales, notificaremos a los
titulares afectados y a la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) conforme
lo establece la normativa vigente.
9Derechos de los titulares
Como titular de datos personales, usted tiene los siguientes derechos (Art. 8, Ley 1581/2012):
- Conocer los datos personales que tenemos sobre usted y la forma en que los tratamos.
- Actualizar y rectificar datos inexactos, incompletos o desactualizados.
- Solicitar la supresión de sus datos cuando no exista obligación legal o contractual de conservarlos.
- Revocar la autorización otorgada para el tratamiento, en los casos en que ello sea procedente.
- Acceder gratuitamente a sus datos personales al menos una vez al mes.
- Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) por infracciones a la ley de protección de datos.
- Ser informado sobre el uso dado a sus datos.
Para ejercer estos derechos, comuníquese con nosotros a través del canal indicado en la sección 13. Atenderemos su solicitud dentro de los plazos legales establecidos (máximo 15 días hábiles para consultas; 15 días hábiles para reclamos, prorrogables por otros 8 días).
10Mecanismos de sesión y rastreo
Nuestra plataforma utiliza mecanismos técnicos para gestionar la sesión del usuario:
- Identificadores de sesión: Estrictamente necesarios para mantener la sesión activa durante la asamblea. No se utilizan con fines publicitarios.
- Credenciales de acceso temporales: Almacenadas de forma efímera en memoria para gestionar el acceso en tiempo real; se eliminan automáticamente al finalizar la sesión.
- Mecanismos de terceros: El servicio de transmisión en línea integrado a la plataforma puede emplear sus propios identificadores de sesión, regulados por la política de privacidad del proveedor correspondiente.
No utilizamos mecanismos de seguimiento publicitario ni compartimos datos de navegación con redes publicitarias.
11Menores de edad
La plataforma Tecnoreuniones está dirigida a personas mayores de edad que actúen en calidad
de propietarios, apoderados o representantes legales. No recopilamos intencionalmente
datos de menores de 18 años. Si tiene conocimiento de que un menor ha suministrado datos
personales sin autorización de sus padres o tutores, le pedimos comunicarse con nosotros
para proceder a su eliminación.
12Cambios a esta política
Podemos actualizar esta Política de Privacidad periódicamente para reflejar cambios en
nuestras prácticas, en los servicios ofrecidos o en la normativa aplicable. Cuando
realicemos cambios sustanciales, lo notificaremos mediante un aviso destacado en nuestra
plataforma o por correo electrónico con al menos 10 días hábiles de anticipación a la
entrada en vigencia de la nueva versión. Le recomendamos revisar esta página periódicamente.
La fecha de «Última actualización» al inicio del documento siempre indicará cuándo se
realizó la revisión más reciente.
13Contacto y canal de atención
Para ejercer sus derechos, formular consultas, reclamos o solicitudes relacionadas con el tratamiento de sus datos personales, puede comunicarse con nosotros a través de los siguientes canales:
Si considera que sus derechos no han sido atendidos satisfactoriamente, puede presentar una
queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC):
www.sic.gov.co